唉,如果早知道邮件要这么写,我也不至于弄丢饭碗

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唉,如果早知道邮件要这么写,我也不至于弄丢饭碗

图片:Yestone 邑石网正版图库

如何写一封给自己加分的工作邮件?

小知,www.izxxz.com(公众号:知行club / zhixing-club)

“一个好的工作习惯,会影响一群人的工作生活质量,我想这就是邮件的魅力。”

微信、QQ、钉钉等即时通讯工具的普及,让工作沟通变得越来越方便、快捷。所谓手机在手,走到哪都是会议室。

即时沟通满足工作需要的同时,也带来很大困扰。工作信息与生活信息混在一块,一部分重要的工作信息很容易被忽略,导致耽误工作。另外一些重要的工作记录、文件随着聊天记录被清除而消失不见。对日后查询、核对都造成很大困扰。

邮件是职场白领最正式、靠谱的沟通方式。但一封邮件从标题到抄送,从称呼到内容,从合适到签名,真的不是那么简单。可以说,通过一封邮件就能大致看出发件人的职业素养如何,专业与否。

你真的会发邮件吗?不想被当成初入职场的小白,想在职场上脱颖而出,从写一封给自己加分的邮件开始吧!

一、标题决定了收件人是否打开这个邮件

1. 不要让邮箱用“…”才能显示完你的标题。

2. 口语化标题以及空白标题就是零分甚至负分。

3. 多次被转发的 re:fw:re:邮件标题要根据侧重点适当处理,方便接收人把握要点。

4. 如果企业邮件文化深厚,还会碰到邮件开头标注的习惯,你要做的就是明白它们的意思以及使用场景。比如 FYI( For You Information 适用于:转发一封你认为对方应该了解,但不需要 TA 做出回应的邮件)、ASAP (As soon as possible 紧急文件)或 PFA(please find attached.请参看附件)等等。

二、称呼决定了收件人对你的第一印象

1. 分清场合,不要在工作邮件里写哥哥姐姐,或淘宝体“亲”。

2. 适应企业文化,有的上级喜欢直呼名字,拉近互相距离,而有的公司必须称呼 x 总,xx 总,以示尊重。

3. 慎用 dear+ 中文,中英结合体称呼。dear all 是得体的群发通知型邮件抬头,但 dear+ 个人,并不适用于所有的工作场合邮件,即便是与国外客户交流,教科书式英文也让人尴尬。

三、正文的重点就是不要有废话

1. 商务沟通邮件,不要使用颜文字等轻佻表情符号,这不是营造轻松气氛,强化个性标签的场合。

2. 复杂的事情不要通过邮件讨论,效率很低;有争议的事情不要在邮件中讨论,容易引起不必要的误会。

3. 给出重点列表,能在一页说清楚的事情,不要写两页。

4. 多个事件的要点避免多线程交叉,一封邮件里,不要妄图讨论完一整个项目。

5. “!”“?”这两个标点符号,容易出现强化语气,在邮件里慎用。

6. 如果是特别紧急的需要答复,给出期望得到回复的时间节点。

7. 千万不要用一些花里胡哨的信纸。

四、签名档告诉对方,还能怎样找到你

这是让别人了解你是谁的地方,作为你邮箱地址里名称的正式介绍。

签名档,顾名思义是用来在邮件末尾快速嵌入你的签名信息。这些信息通常包括姓名,职位,电话,传真,邮箱地址等。

比如常用的签名档通常有两个:公司内部使用的较短,只保留姓名,部门等基本信息,而对外使用的则包含更多联系方式。

五、附件最重要的是命名

1. 重要以及机密文件,以及不需要对方做出修改的单方面文件,在便于阅读的前提下,学会使用 PDF。

2. 附件较小最好不要打包,并且尽可能简洁的在正文显示出想要传递的附件信息。

3. 附件较多,必须要打成压缩包发送的话,一定要在邮件正文里做附件说明,比如这样:压缩包中包括:xxxx 文档,是对 xxx 的说明。

六、收件人地址最后填,你才不容易犯错

你问我为什么把邮件格式里上下排序,排在第一位的收件人地址放在最后?

等你的 enter 快捷键设置好了再来谢我。:)

记住,先不要写收件人地址,是一个最能限制邮件犯错的懒方法,即使按错了钮,或者按错了快捷键,也不会发出去。从流程上通过曲线调整,多出检查步骤,确保不犯错误,这应该是每一个职场人都应该养成的工作好习惯。

地址里的抄送需要注意的一般是微小细节。比如抄送人员的职级排序,特别是职场等级秩序分明的日韩企业,你绝对不能将一个普通职员放在管理层之前,而越级抄送邮件就更是抄送大忌。密送根据收件人具体情况使用,否则容易演变成收件人回复所有人询问细节,而变身并不“密送”。

七、及时回复处理邮件一定是最具亮点的工作习惯

不要以为你的收件人不会在意这些的细节。这个好比,两人沟通时,你只有及时的回应才算完整的一个沟通流程。虽然写邮件是一件小事,但专业体现在细节,一封邮件不至于让你升职加薪,却绝对可能让你丢掉饭碗。

作为职场人养成专业的邮件习惯,在点亮自己的同时,也给你的收件人留下一个优质的印象,这就是最加分的亮点。

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