有个概念上的误区影响了我好几年。

从前我一直以为邮件是个正式的交流方式，只有组织好想法、写出完整段落才可以发邮件，就像写信一样。

等我进入主要用邮件交流的环境里读书、工作，才明白邮件其实更像短信，最重要的功能是告知对方你的进度（managing expectations，即“管理对方的预期”）。越是依赖邮箱的环境，邮件就越像短信，需要即时、简洁，传达要求和任务完成情况，而文字并不用客气、漂亮。

一开始没理解这个概念，犯了不少错。

比如勤快干活却被误会：

早上老板邮件通知我写一份报告的初稿。我埋头就开始做，想下班前给老板发个提纲，请他提意见。我想，老板那么忙，我发邮件肯定得慎重，那就等提纲写好再发吧。
可是下午，老板走到我身边问，你一早上在做什么呢，查查邮箱，我布置任务给你了。
我连忙解释说他邮件刚发出我就看了，现在提纲已经快写完。
老板说，那你要回我邮件啊，不然我怎么知道你已经开始做了。今天下午我有会，没时间看提纲，你明天直接把初稿给我吧。

再比如同时被不同的人布置很多任务，没有发邮件，结果耽误进度：

过去几天我一直在做老板 A 布置的任务，可有一天早上，老板 B 发邮件布置了新任务。我想，邮件里跟老板 B 肯定解释不清，而且显得我能力不足。反正我手头上的事最多再有半天就做完了，那时候我再回复老板 B 吧。
结果不巧，剩下那些 A 布置的活比我预期的要难，我花了一天才做完。
晚上，刚准备留下做老板 B 的活，就收到他的邮件，问我做的怎么样了。我急忙打电话向他解释了情况。他说，那你应该早点告诉我，我这个今晚就要。早知道你在做别的事，我就安排其他人了。

上面两种情况都是我缺乏主动沟通，错以为发邮件会“打扰”到工作繁忙的老板或者显得我不会处理事情。其实，他们最想要的是我即时的回复，告知他们我是否能完成任务、预计何时能完成、需要哪些帮助。

所以要说“拯救英文邮件”，那就必须得是下面这些短句。且只需要这些短句就够了，邮件里不需要 “Dear XYZ”，“Hi ABC”，“Regards” 这类同陌生人里邮件必要的寒暄客套。另外，在发件人可以看到收件人是否已读邮件的工作环境里，你也需要这样的简短回复，告知进度。

如果你给人做事：

• Will do. 好的，我会去做。
• On it now! 我现在就开始做！
• Will send over a draft by the end of the day. 下班前会给您初稿。
• I'm having trouble accessing XYZ's site. Might have to get back to you tomorrow. Is that okay? 我现在上不了 XYZ 网站，您布置的任务估计得明天才能做完，可以吗？
• （更客气一点）I have a lab report and a problem set due on the same day. Could I have an extension till Wednesday? 我同一天还要交一个实验报告和一个问题集。我能周三再交您布置的作业吗？
• （如果你同时被布置了两件事）I'm working on a memo ABC needs for his mtg this pm. Should I talk to ABC? 我现在在做 ABC 今天下午开会需要的备忘录。我应该跟 ABC 讲一下吗？
• I'm not feeling well today and will take the afternoon off. Please do let me know if you need me tomorrow. 我今天身体不舒服，下午请假。如果明天这个项目还需要我的话请一定告知。

如果你负责项目：

• Received with thanks. 收到，谢谢。
• How's your XYZ (research paper, draft analysis, lab report) going? 你的论文 / 分析初稿 / 实验报告写得怎么样了？（这是催进度）
• Wanted to clarify something with you. Could you call after 3? 邮件里有些事情我没太明白。你可以三点后打电话来吗？
• The second half needs a bit more work. Check this report we published last quarter, and send me what you have this pm. 你发给我的初稿，后半段还得改改。我给你发一份上季度我们写的报告，你按照这个写。下午不管写到哪儿了都发给我看看。
• Shoot me an email when you are free. 你手上活做完了给我发封邮件。
• I'm on the road this week. Will get back to you next Monday. 我这周出差。下周一给你答复。
• Cc'ing our colleague in HK who will help you on this matter. 我不是负责这事的，我现在在邮件里 cc 我们香港的同事，他会帮你。

上面的句子很多没有主语，乍一看也不礼貌，更没有“亲爱的某某”，“祝好”这类客气话。但公司、学校的内部沟通，很多时候要的就是这种简洁的进度更新。永远不要因为怕打扰或者怕邮件里说不清就不发邮件，永远不要假定你的老板、老师、同事、下属知道你在干什么，遇到问题要积极沟通而不是埋头干活，比没能按时完成任务更糟糕的是没有提前知会老板。

当然，各个地方邮件文化不同，到新环境里可以先按照礼貌格式发邮件，后根据情况调整。不过邮件的定义还是不变的，它更像短信而非平邮，目的是告知进度、反馈问题。我们不需要组织好完整、大段的文字再发。

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